Ich bin dann mal weg - Urlaubsvertretung für den Admin

Besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen wird im Sommer die Personaldecke dünn. Wir geben Tipps, wie der reibungslose Betrieb sichergestellt werden kann. Denn nicht nur die Soforthilfe bei Netzwerkausfall muss geklärt werden, auch die Routinen sollten weitergeführt werden (Sicherheits- und Softwareupdates, Datensicherungen...).
Tipps für die Übergabe:
- Bestimmung einer kompetenten Vertretung, die das notwendige Know-how besitzt, die regelmäßigen Tätigkeiten auszuführen und auch in Problemsituationen agieren kann
- Ausführliche Einweisung durch den Admin (Alle IT-relevanten Infos müssen übergeben werden, damit die Vertretungs handlungsfähig ist)
- Übersichtserstellung der Routinen (Wann müssen welche Updates durchgeführt werden? Wie und wann werden Back-ups erstellt)?
- Hinterlegung der Zugangsdaten des Administrators, Regelung des Zugriffs darauf (Verschlüsselungen, Passwortschutz)
- Erstellung eines Vertretungsaccounts, der anschließend wieder gelöscht wird
- evtl. Schriftliche Erklärung der Urlaubsvertretung, alle firmeninternen Regelungen zur IT-Sicherheit sowie Datenschutzgesetze einzuhalten
- Aktualität der Dokumentationen sicherstellen
- Ansprechpartner der entsprechenden Dienstleister
- Übersicht der Notfall-Rufnummern
Sollte intern keine geeignete Vertretung zu finden sein, ist es auch möglich, die Admin-Tätigkeit vorübergehend an einen externen Dienstleister auszulagern. Oft kann der Betrieb per Fernwartung aufrechterhalten werden.
Je besser die IT strukturiert und dokumentiert ist, desto einfacher wird die Vertretung des Admins. Hier lohnt sich der Aufwand im Vorfeld und sorgt für einen entspannten Urlaub - ohne Anrufe der Kollegen.