Bring your own device: Segen oder Fluch?
Die Abkürzung BYOD geistert seit längerem durch die Unternehmen und steht für „Bring your own device“. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter anstelle der Firmengeräte ihre eigenen Computer oder Smartphones nutzen können. Was für die Mitarbeiter sehr komfortabel ist (mehr Flexibilität, keine Umstellung auf andere Geräte usw.), verursacht der Unternehmens-IT in einigen Fällen schlaflose Nächte.
Der Aufwand für Wartung und Sicherheit liegt deutlich höher als bei Firmengeräten. Auch bei Lizenzen und steuerlichen Regelungen ist Vorsicht geboten. So kann es zum Beispiel schon problematisch sein, wenn ein Mitarbeiter mit einer privaten Office-Paket-Lizenz eine Firmenpräsentation erstellt.
Der Aufwand für Wartung und Sicherheit liegt deutlich höher als bei Firmengeräten. Auch bei Lizenzen und steuerlichen Regelungen ist Vorsicht geboten. So kann es zum Beispiel schon problematisch sein, wenn ein Mitarbeiter mit einer privaten Office-Paket-Lizenz eine Firmenpräsentation erstellt.
Aufgepasst beim Thema Datenschutz
Besonderes Augenmerk müssen Unternehmen zudem auf das Thema Datenschutz legen. Der Arbeitgeber muss eine strikte Trennung zwischen privaten und geschäftlichen E-Mails, Kontakten und Dateien sicherstellen. Für die Einrichtung der Geräte sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:
- Unterteilung aller Smartphones, Tablets oder Laptops in die zwei Bereiche „Job“ und „Privat“ über Desktop-Virtualisierung mit zwei Betriebssystemen
- Automatische Aktualisierungen der Programme, Installation eines Patch-Managements
- Lagerung der Desktop-Umgebungen und Daten zentral auf Firmenservern
- Einrichtung von Fernwartungs- und Notlöschung-Tools falls Geräte abhanden kommen
- Umfassender Einsatz von Zugriffsberechtigungen und Verschlüsselungen
- Formulierung von eindeutigen und transparenten Regelungen als Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag (Was darf der Mitarbeiter? Was darf er nicht? Wer haftet wofür? Was passiert nach Ausscheiden des Mitarbeiters?)
- Schulung der Mitarbeiter zu den Themen Datenschutz und -sicherheit sowie Information über arbeits-, lizenz- und steuerrechtliche sowie gesetzliche Anforderungen
Mehr Sicherheit durch Cloud-Services
Auch der Einsatz einer Unternehmens-Cloud, in der nicht nur die Daten, sondern auch die entsprechenden Anwendungen liegen stellt eine zentrale Speicherung und Verwaltung sicher. Der Mitarbeiter hat auf seinem Gerät nur die Benutzeroberfläche.
Viel hängt davon ab, inwieweit die Mitarbeiter für die Themen Datenschutz und -sicherheit sensibilisiert sind. Auch wenn bei den Geräten sämtliche Sicherheitsvorkehrungen getroffen sind, kann es sein, dass vertrauliche Informationen durch fahrlässiges Verhalten nach außen gelangen.
„Bring your own device“ ist eine Herausforderung, der sich die Administratoren stellen müssen. Die Nachfrage ist da. Mit einem entsprechenden Konzept gelingt eine Win-Win-Situation. Die Vorteile für die Unternehmen liegen unter anderem in den geringeren Anschaffungskosten. Der Mitarbeiter freut sich über die steigende Flexibilität. Denn die Nutzung von eigenen Geräten ermöglicht flexiblere Arbeitszeiten- und Umgebungen. Die daraus gewonnene Zufriedenheit steigert die Produktivität. Davon profitieren wiederum die Unternehmen.