Effizientes Datenmanagement

Daten sind die Grundlage jedes Unternehmens. Die anfallenden Datenmengen werden immer größer. Wer keine durchdachte Datenmanagement-Strategie hat, wird schnell den Überblick verlieren. Denn neben der Verarbeitung und Speicherung geht es langfristig auch um die sinnvolle Reduzierung und Vermeidung unnötiger Redundanzen. Eine kontinuierliche Erweiterung der Speicherkapazitäten kann auf Dauer nicht die Lösung sein.

Es geht darum, vorhandene Technologien effizient zu nutzen, Daten sicher zu archivieren sowie schnell und vollständig bereitzustellen. Eine schnelle Verfügbarkeit von Informationen trägt insgesamt auch zur Wertschöpfung und Konkurrenzfähigkeit des Unternehmens bei. Wer ein sinnvolles Datenmanagement aufbauen möchte, muss bestimmte Vorarbeiten leisten und:

  • Datenbestände analysieren
  • Daten klassifizieren
  • Anforderungen an Verfügbarkeit und Compliance für bestimmte Bereiche festlegen
  • Redundanzen offenlegen
  • langfristig ein Konzept für Datenmanagement erarbeiten

Für die Speicherung von Daten gelten feste Regeln. Die Struktur der Systemlandschaft muss eindeutig und logisch sein. Bei Änderungen oder Aktualisierungen muss klar sein, in welchem System die Daten ursprünglich liegen (CRM, Produktinformationssystem usw.) und welchen Zweck sie erfüllen. Jedes Element darf nur eine Quelle haben. Von diesem Ursprung werden sie in die anderen Systeme gespeist und synchronisiert.

Um langes Suchen zu verhindern, muss die Struktur nachvollziehbar sein. Ausnahmen und „Wildwüchse“ sollten von Beginn an vermieden werden. Schließlich ist es für die täglichen Prozesse entscheidend, dass die Daten schnell bereitgestellt werden.

Hilfreich ist es auch, die Wege der Daten zu skizzieren. Welche Inhalte gehen von wo nach wo? Da oft die unterschiedlichsten Personen mit den Daten arbeiten, muss ein Verantwortlicher definiert werden. Nur dieser darf Änderungen durchführen oder muss sie wenigstens freigeben. Je klarer die Prozesse und Verantwortlichkeiten, desto geringer die Komplexität und die Datenmenge.

Daten sind als strategisches Kapital zu sehen. Nicht nur wegen der gesetzlichen Vorgaben zur Speicherung, spielt die Sicherheit der Daten eine große Rolle. Der Verlust von unternehmenskritischen, sensiblen und personenbezogenen Daten kann die gesamte Existenz des Unternehmens bedrohen.

Es lohnt sich das Thema Datenmanagement anzugehen. Umfragen haben gezeigt, dass Unternehmen mit einem effizienten Datenmanagement deutlich besser für die Digitalisierung gerüstet sind und bessere Geschäftsentscheidungen treffen können.